Was DogDesk im Einzelnen kann

Kundendaten

• Kundenliste mit Suche über Name und Ort
• Anschrift, Mail, Telefon, interne Notizen, Rechnungsangaben
• Von der Kundenkarte direkt zu: Hunde, Buchungen, Abos, offene Posten, Rechnungen, Portalzugang
• Archivieren statt löschen — die Geschichte bleibt. Löschen verlangt die Stufe Verwaltung und fragt vorher, was daran hängt
• Platzhalter-Adressen werden erkannt; dorthin geht nie eine Mail
• Kundengruppen für Filter und gezielten Mailversand

Tiere

• Der Hund ist ein eigener Datensatz, kein Feld am Menschen
• Rasse, Geburtsdatum, Geschlecht, Chipnummer, Besonderheiten, Bild
• Der Platz gehört dem Hund, die Rechnung geht an die Halterin
• Ein Hund kann mehreren Menschen gehören (Paar, Familie)
• Ein Abo kann über mehrere Hunde derselben Familie laufen
• Theoriekurse werden ohne Hund gebucht — die Person nimmt teil
• Hundeakte mit Verlauf: Besuche je Sparte, Zeitstrahl, Abo-Bewegungen
• Hundegruppen für fachliche Ordnung („Kleinhunde“, „braucht Abstand“)

Kursblöcke

• Feste Reihen mit Anfang und Ende, ein Gesamtpreis, eine Anmeldung
• Lektionen entstehen automatisch aus Startdatum und Anzahl
• Feiertage und Betriebsferien werden übersprungen, der Block wird entsprechend länger
• Status Entwurf / veröffentlicht / abgesagt — nur Veröffentlichtes ist buchbar
• Eigener Slug für die Adresszeile
• Teilnehmerliste, freie Plätze, Warteliste
• Kurs absagen: alle Lektionen, alle Mails, Warteliste zu — nach Rückfrage mit Anzahl

Workshops

• Ein Anlass, ein Datum, ein Preis, aus einer Vorlage erzeugt
• Örtlichkeit, Plätze, Anmeldefrist, Slug, Status

Fortlaufende Gruppen

• Ohne Ende, jeder Termin einzeln buchbar, Einstieg jederzeit
• Wochentag, Uhrzeit, Dauer, Plätze, Trainerin, Örtlichkeit
• Buchungsfenster: wie viele Wochen im Voraus buchbar ist
• Bezahlmodus je Gruppenart: nur Einzelpreis · Guthaben bevorzugt · nur mit Abo
• Termine entstehen automatisch nach vorn
• Einheiten pro Termin in Vierteln — eine 90-Minuten-Runde zieht sechs Viertel

Drei Ebenen

• Art → Vorlage → Durchführung. Die Art gibt vor, die Vorlage entscheidet, die Durchführung darf abweichen
• Farbe und Beschreibung wirken sofort überall
• Dauer, Plätze, Preis und Fristen werden beim Anlegen kopiert
• Buchungspreis und Abo-Grösse sind ab Verkauf eingefroren. Eine laufende Gruppe wird nie teurer, weil du im Katalog etwas anpasst
• Etiketten daneben: „obligatorisch“, „bis 7 kg“, „Indoor“

Einrichten

• Beliebig viele Grössen nebeneinander: 5er, 10er, 20er
• Je Vorlage: Einheiten, Preis, Gültigkeitsdauer
• Verkaufsfenster für Aktionen, die von selbst auslaufen
• Zwei Stränge: Gruppen-Abo und Privatstunden-Abo — sie treffen sich nie

Rechnen in Vierteln

• Eine Einheit sind vier Viertel. Doppelstunde acht, Anderthalbstunde sechs
• Jede Stundenlänge sauber abgebildet, ohne halbe Einheiten von Hand
• Jederzeit sichtbar: Rest · reserviert · verbraucht · verfallen
• Voller Verlauf jeder Bewegung mit Datum, Grund und Angebot — auch die verfallene Einheit

Der Stammplatz

• Hund ist an jedem kommenden Termin der Stammgruppe gebucht, solange Guthaben da ist
• Absage → Einheit kommt zurück, nächster Termin wird nachgebucht
• Nicht erschienen ohne Absage gilt als verbraucht; Kulanz per Gutschrift-Knopf
• Leeres Abo: eine Mail an die Schule. Nicht zwölf
• Abschaltbar — dann ist es reines Guthaben ohne Automatik

Rückwirkend decken

• Sie kommt zur Stunde und entscheidet sich danach für die Karte
• Noch nicht verrechnete Posten anhaken — ganz oder gar nicht, nie halb
• Schon verrechnete: es entsteht eine Gutschrift, die Ursprungsrechnung bleibt unangetastet
• Sammelabsage: zwanzig Termine in einem Zug, nach Gruppe aufgeschlüsselt

Privatstunden

• Einzeltermine mit variabler Dauer in Viertelschritten
• Leistung aus dem Katalog × Menge ergibt den Preis, Ort wechselt je Termin
• Guthaben zuerst, ohne Nachfrage — aber nur bei Zahlart „offen“
• Nie mischen: das Abo deckt die ganze Stunde oder keine

Salon

• Eigene Öffnungszeiten, Sperrzeiten und Terminmuster
• Freie Anfangszeiten im 15-Minuten-Raster
• Kundinnen fragen online an, die Schule bestätigt
• Einstellbar: nur bestehende Kundinnen oder auch neue

Kalender und Pläne

• Gemeinsame Sicht über Kurse, Gruppen, Workshops und Privatstunden
• Im Termin: Teilnehmerliste mit Hund, Einteilung (Leitung, Assistenz, Vertretung), einzeln abmelden
• Ganzen Termin absagen: alle abmelden, Guthaben zurück, offene Beträge storniert, alle informiert
• Kollisionsprüfung bei Personen, Örtlichkeiten und Ausrüstung
• Mein Plan — was eine Trainerin am Morgen aufmacht: nur ihre eigenen Einsätze
• Wochenplan über alle Trainerinnen, ab Stufe Verwaltung
• Terminliste als Listenansicht, mit „Wer ist dabei?“ und Eintragen von Hand

Belegung

• Tagesansicht: wer ist heute da, wo, wie lange
• Dazu Woche, Monat und Jahr — im Jahr ein Ampelcode je Tag
• Die Wochenansicht zeigt die Namen der gebuchten Hunde

Aufenthalte und Kapazitäten

• An- und Abreise, Unterkunft, Leistungen
• Tagesbetreuung mit Bring- und Holzeiten, eigene Kapazitäten
• Kapazitäten je Bereich und Tag — hier entscheidet sich, wann etwas voll ist
• Anfragen kommen herein, annehmen oder ablehnen, Mail inklusive

Verrechnung

• Drei Fächer: heute fällig · diese Woche · später
• Nichts ist vorausgewählt. Mailversand ist aus. Beides musst du aktiv einschalten
• Vor dem Lauf eine Bestätigung mit Anzahl und Summe
• Am Posten: Betrag ändern, löschen, Kommentar setzen — der erscheint kursiv auf der Rechnung
• Offene Gutschriften werden automatisch abgezogen, der Rest geht auf die nächste Rechnung

Rechnungen

• Schweizer QR-Zahlteil, direkt ins PDF gezeichnet — kein Fremddienst, keine Gebühr
• QR-IBAN gewinnt vor der normalen, mit 27-stelliger QR-Referenz
• Kein Zahlteil bei leerer IBAN und nie bei einer Gutschrift
• „Bereit zum Versand“ sammelt erzeugte, noch nicht gemailte Rechnungen
• Mahnungen in zwei Stufen, frei formulierbar, mit Protokoll je Versuch
• Storno erzeugt eine Gutschrift, Quittung mit Bezahlt-Stempel

Zahlungen

• Bezahlt wird hier und nur hier. Kein Häkchen an anderer Stelle kann eine Rechnung als bezahlt markieren
• Gemacht für den Bankauszug: Zeile suchen, Datum und Zahlart setzen, verbuchen
• Zahlarten aus einem Katalog (Bank, Twint, Bar, Gutschein …)
• Eine benutzte Zahlart wird beim Löschen deaktiviert, nicht entfernt
• Teilzahlungen und Trinkgeld
• Kam eine Mahnung nicht an, steht der Grund dabei — nicht ein stummer roter Punkt

Auswertung

• Monatsmatrix: gestellt · bezahlt · offen · provisorisch
• Zeile „Davon Mehrwertsteuer“, wenn es welche gibt
• Zwei CSV-Exporte für die Treuhänderin
• Leistungskatalog als eine Preisquelle, gefiltert nach Sparte
• Zahlungsmodalität (bis wann) und Terminierung (wann gestellt wird) getrennt einstellbar

Deine Website

• Für jedes Angebot eine fertige Zeile zum Kopieren
• Daraus wird ein Knopf mit den kommenden Terminen — live, mit freien Plätzen, direkt buchbar
• Kein iFrame, kein Plugin, keine Datei zum Hochladen
• Gebündelt nach Vorlage, nach Art, oder alles auf einmal
• Knopffarbe, Linien, Ecken, Schrift einstellbar — es übernimmt das Aussehen deiner Seite
• Neben jeder Zeile ein Probeknopf, der wirklich funktioniert
• Zwei Schalter: Preise zeigen, Orte zeigen

Das Kundenportal

• Eigene Anmeldung, eigene Adresse — dieselben Daten
• Selbst buchen: Kurs, Gruppe, Workshop; bei Gruppen mehrere Termine auf einmal
• Selbst absagen innerhalb der Frist — Einheit kommt zurück, neuer Stand steht dabei
• Bei Pension, Tagesbetreuung, Salon und Privatstunde wird daraus eine Anfrage an dich
• Abo-Stand mit vollem Verlauf, Rechnungen als PDF, „noch nicht verrechnet“ mit Summe
• Hunde und Adresse selbst pflegen, Passwort selbst ändern
• Selbst registrieren mit AGB-Pflicht; Zugang per Link, nie per Passwort
• Cockpit und Portal zeigen dasselbe. Wenn sie anruft, musst du nicht suchen
• Interne Notizen sieht die Kundin nie — und was sie ändert, überschreibt sie nicht

Rechte und Rollen

• Drei Stufen, jede enthält die vorige: Mitarbeit · Verwaltung · Admin
• Wer weniger darf, sieht dieselbe Ansicht mit weniger Knöpfen
• Einsatzrollen sind etwas anderes als Rechte. Eine Kursleiterin braucht keinen Cockpit-Zugang, die Buchhalterin muss nie einen Hund sehen
• Die letzte Person mit Admin kann sich nicht selbst heruntersetzen
• Ausblenden ist keine Sperre: geprüft wird im Server, nicht im Menü
• Notfallschlüssel als Notausgang
• Jeder schreibende Zugriff steht im Protokoll: wer, was, worauf, wann

Einrichtung

• Firmendaten, Logo, IBAN — die Angaben für Rechnung und QR-Zahlteil
• Örtlichkeiten mit Adresse und Kartenlink, exklusiv oder mehrfach nutzbar
• Treffpunkt-Erinnerung: steht der Ort erst pro Termin fest, fragt DogDesk am Vorabend — ein Klick, gilt für diesen Tag
• Ausrüstung als buchbare Ressource mit Kollisionsprüfung
• Feiertage und Betriebsferien, beim Erzeugen von Terminen übersprungen
• Frei formulierbare Texte: Mahnungen, Mails, Standardtexte
• Setup-Check: zeigt an einer Stelle, wo Pflichtangaben fehlen. Ändert nichts

Technik

• Datensicherung: ein Knopf, eine Datei. Lesbar mit jedem gängigen Datenbankwerkzeug, ohne DogDesk
• Nächtliche Sicherung mit Rotation auf dreissig Stände
• Läuft im Browser, ohne Installation, auf Handy wie am Schreibtisch
• Hilfe direkt im Cockpit, nach Thema

Fünf Dinge, ohne einen Klick

• Gruppentermine nachführen — neue Termine im Buchungsfenster
• Abos abschliessen — vergangene Termine verbuchen, Stammplätze nachbuchen
• Rechnungslauf — fällige Posten zu Sammelrechnungen
• Treffpunkt-Erinnerung
• Sicherung

Und fünf Dinge nie

• Etwas verkaufen
• Guthaben verfallen lassen
• Jemanden ungefragt einbuchen
• Eine bezahlte Rechnung anfassen
• Eine Mail rausschicken, die du nicht eingeschaltet hast

Alles, was Geld kostet oder Guthaben vernichtet, braucht einen Menschen.